Thử thách
Doanh nghiệp khách hàng của chúng tôi là một trong những công ty cung ứng suất ăn công nghiệp lớn với quy mô toàn quốc. Mỗi khi nhân sự (từ các nhân viên văn phòng tại trụ sở đến các nhân viên nấu bếp, phục vụ bếp tại bếp ăn của công ty khách hàng) đến địa điểm làm việc đều được check in qua máy chấm công. Tuy nhiên, dữ liệu máy chấm công không được tổng hợp một cách tự động mà trích xuất ra thành file excel. Dựa trên file excel này, nhân sự kế toán của công ty phải tổng hợp toàn bộ dữ liệu để tính lương của hàng nghìn nhân sự thuộc bếp ăn trên cả nước. Đối với dữ liệu nhân viên khối văn phòng, đây là một công việc không khó khăn đối với kế toán viên, nhưng phải cần sự tỉ mỉ và cẩn thận đến từng chi tiết, đồng thời mất rất nhiều thời gian và dễ dàng bị sai số. Còn đối với dữ liệu nhân sự tại các bếp, do thời gian hoạt động đặc thù theo ca, việc tính toán lương cho các nhân sự này gặp khó khăn đáng kể. Đồng thời, dữ liệu nhân sự của các phòng ban, của các bếp đều bị tổng hợp lại qua từng tài liệu lưu trữ nhỏ lẻ. Trong bối cảnh có nhiều nhân sự phụ bếp có thể nghỉ, việc tổng hợp thông tin, truy xuất thông tin là điều không hề dễ dàng.
Giải pháp
Bằng việc sử dụng cấu trúc quản lý dữ liệu của oDoo làm nền tảng, chúng tôi đã tạo ra một hệ thống quản lý nhân sự để xử lý thông tin nhân viên trong các phòng ban. Ngoài ra, các kỹ sư phần mềm của chúng tôi đã tích hợp hệ thống chấm công, liên kết nó với hệ thống tính lương và thiết lập cơ cấu lương có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhiều chế độ lương khác nhau. Việc tự động hóa này giúp hợp lý hóa quy trình chấm công và tính lương, giảm khối lượng công việc cho bộ phận kế toán và đảm bảo tính chính xác, khách quan và nhất quán trong quản lý dữ liệu.
Kết quả đạt được
Hệ thống đáp ứng được các tiêu chí của khách hàng:
- Dữ liệu chấm công được tự động liên kết với hệ thống tính lương thưởng;
- Xây dựng cấu trúc lương đa dạng;
- Liên kết với các chế độ nghỉ phép khác nhau và thời gian đi làm từ dữ liệu chấm công, lương được xử lý một cách chính xác;
- Số hóa được toàn bộ quy trình chấm công tại hàng trăm địa điểm kinh doanh.