Thử thách
Chúng tôi đã hợp tác với một trong những công ty cung cấp suất ăn công nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, chuyên phục vụ các bữa ăn cho công nhân tại các khu công nghiệp trên toàn quốc. Tuy nhiên, chúng tôi gặp phải nhiều thách thức đáng kể:
- Thiếu kiểm soát số lượng thức ăn dẫn đến tình trạng thừa thiếu, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và gây lãng phí tài nguyên;
- Không có cơ chế rõ ràng để quản lý nhân viên sử dụng khu vực ăn uống, làm tăng nguy cơ người không liên quan cũng có thể vào khu vực ăn uống, gây ra vấn đề an ninh và an toàn thực phẩm;
- Hiện tại chưa có hệ thống ghi nhận chính xác số lượng nhân viên dùng bữa theo ca, và cũng không có cách kiểm tra số suất ăn được sản xuất và tiêu thụ mỗi ngày, dẫn đến việc quản lý trở nên rời rạc và thiếu hiệu quả;
- Quy trình xây dựng thực đơn chưa được chuẩn hóa. Việc quản lý các danh sách món ăn và thực đơn vẫn được thực hiện bằng các file excel thủ công, dễ gây sai sót và thiếu linh hoạt;
- Đánh giá chất lượng món ăn bởi nhân viên hiện được thực hiện trên giấy, gây tốn thời gian và khó có cái nhìn toàn diện về mức độ hài lòng của nhân viên;
- Nhân viên không có quyền chọn món theo sở thích cá nhân mà chỉ được cung cấp các suất ăn theo sự sắp xếp của nhân viên bếp, làm giảm tính đa dạng và thỏa mãn nhu cầu cá nhân.
Việc triển khai một hệ thống phần mềm hiện đại sẽ giúp giải quyết những vấn đề trên một cách triệt để, mang lại sự chính xác, hiệu quả và linh hoạt, đồng thời nâng cao trải nghiệm cho cả nhân viên và nhà cung cấp.
Giải pháp của chúng tôi
Sau khi tìm hiểu tất cả các nhu cầu và vấn đề mà khách hàng gặp phải trong khu công nghiệp, nhóm Peasoft đã họp lại để đưa ra một giải pháp hiệu quả về chi phí nhằm mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng. Vì hệ thống liên quan khá phức tạp chúng tôi phải nhanh chóng xây dựng một đội ngũ chuyên trách gồm 15 kỹ sư có ít nhất 3 năm kinh nghiệm để tham gia vào dự án này. Đội ngũ này được lựa chọn dựa trên khả năng chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực phát triển phần mềm, nhằm đảm bảo rằng mọi yêu cầu của khách hàng đều được xử lý một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Chúng tôi cũng yêu cầu các kỹ sư phần mềm nắm vững quy trình vận hành của các suất ăn công nghiệp, bao gồm quản lý ca ăn, xây dựng thực đơn và quy trình phê duyệt thực đơn từ công ty và khách hàng. Hiểu biết sâu sắc này giúp chúng tôi thiết kế giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Để giải quyết những vấn đề mà doanh nghiệp cung cấp thực phẩm này đang đối mặt, chúng tôi đã xây dựng một hệ thống toàn diện, trong đó mọi quy trình đều được số hóa. Hệ thống này cung cấp các công cụ mạnh mẽ để nhà quản lý kiểm soát hoạt động hàng ngày, bao gồm phần mềm đặt suất ăn cho nhân viên, giúp giảm tình trạng thiếu hụt và dư thừa nguyên liệu. Đồng thời, doanh nghiệp có thể quản lý căn bếp hiệu quả hơn, giảm đáng kể chi phí vận hành nhờ vào việc kiểm soát số lượng suất ăn chính xác.
Kết quả đáng chú ý
- Thiết lập một hệ thống quản lý toàn diện cho quy trình vận hành bếp ăn trong công ty, tạo ra một nền tảng giúp tối ưu hóa mọi hoạt động;
- Số liệu, báo cáo thống kê được tự động hóa, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác, cung cấp cơ sở vững chắc cho việc phân tích và ra quyết định;
- Nhân viên có thể thoải mái lựa chọn món ăn trước bữa ăn, thậm chí có thể thay đổi hoặc hủy đơn hàng nếu cần, mang đến trải nghiệm linh hoạt và thoải mái hơn;
- Việc nhận suất ăn được kiểm soát thông qua mã QR, không chỉ thuận tiện mà còn giúp ngăn chặn sự truy cập trái phép hoặc gian lận, nâng cao tính an toàn và hiệu quả của hệ thống.
